プランナーにとってもカップルにとっても時間と労力の大幅削減をサポートしてくれるシステムは、ブライダル業界で注目される存在になりつつあります。
ブライダル業界にはさまざまな種類のシステム がありますが、
「システムを使うことで、プランナーにどのようなメリットがあるのだろうか」
「システム導入をするのって大変そうだけど、それに見合った効果があるのだろうか」
「今までのやり方に慣れているので、システム化することへの不安の方が実は大きい…」
といった気持ちが、プランナーの皆さんの正直なところかもしれません。
そこで今回は
- そもそも婚礼システムとはどのようなものか
- プランナーにとって嬉しい婚礼システムの機能7選
- 婚礼システムを使うことによる、プランナー側のメリット
について、詳しく解説をしていきます！ぜひ最後までお付き合いください。
１． 婚礼システム ってどんなもの？
そもそも「 婚礼・ブライダルシステム 」とは何でしょうか？
婚礼・ブライダルシステムとは、その名の通り結婚式に関する業務をサポートしてくれるシステムです。
備わっている機能はさまざまですが、共通していることは、“カップルの手間とプランナー業務の軽減を実現するシステムである”ということ。
カップル側との細かいコミュニケーションがスムーズに取れたり、手作業によるミスを削減できたりと、時間と労力の節約ができます。
節約した時間で、本来注力すべきプランニング業務に力を入れ、顧客満足度の向上といった効果を期待することができるのです。
２．プランナーにとって嬉しい 婚礼システム の機能7選
ここからは、プランナーにとって嬉しい 婚礼システム の具体的な機能を7つピックアップし、ご紹介していきます。
①即時予約機能
カップルとの最初の接点となる「結婚式場見学」や「ブライダルフェア」。
自社の公式ホームページや各媒体からのお問い合わせに対して、来館日程の調整をメールで行うのは意外と時間も手間もかかってしまいます。
カップル側も、日常的にさまざまなサービスに触れる中で、美容院や飲食店の「即時予約」に慣れています。結婚式場の見学やブライダルフェアへの参加申込も、web上で日程・空枠の確認～予約までを完結させられた方が良いことは間違いありません。
そこで活用したいのが、「即時予約機能」を備えている婚礼システム。式場側スタッフのスケジュールと連携させることで、自社の公式ホームページや各種媒体で自動的に「現在の空枠」を表示させることができるので、カップル側との日程調整の手間を省くと同時に、スムーズな顧客体験を提供することができます。
②顧客管理
婚礼システムで欠かせないのが「顧客管理機能」。
カップルの基本情報はもちろん、最初のお問い合わせ内容や各打ち合わせでお伺いしたこと、電話対応の内容や結婚式についての細かい情報など、多岐にわたる情報を一元で顧客管理することができます。
ブライダル業界の課題である、担当のプランナーだけが顧客の細かい情報を抱えているという「情報の属人化」を防ぎ、会社全体の財産として顧客管理をすることができるので、それぞれのカップルに対するご対応がより的確・迅速になることはもちろん、今後の戦略も立てやすくなります。
また、結婚式が終わった後も顧客情報をまとめて残しておくことにより、その後のレストラン利用やホテル利用など、生涯顧客化への戦略立てにも役立つことでしょう。
③コミュニケーション機能
婚礼システムは、チャット機能やメール配信機能により、カップルとのコミュニケーションを円滑にしてくれます。
まずチャット機能。
カップル側とのやりとりはLINEやMessengerなどを使うこともできますが、結婚式専用のチャットを作ることによって、より管理がしやすくなります。
さらに、婚礼システムの中には、カップルに対してお役立ち情報をメール送付できる機能を備えているものもあります。
婚礼システムを通じて、定期的にイベント案内や招待状文例、結婚式準備に関するポイント、美容に関する案内などを発信することで、カップルとの関係値をさらに深めることができたり、アップセル・クロスセル施策にも繋がります。
④カップルのTODO管理
カップルごとのTODO管理もプランナーにとってありがたいシステムです。
カップル側が進めているTODOの進捗を一目で確認できるため、進んでいないタスクのフォローアップが可能です。
また、プランナーとカップルがお互いに次に何をすべきかを常に分かりやすくしておくことで、無駄な確認作業を省いたり、何から始めればいいのか分からないといった不安も軽減することができるでしょう。
⑤見積作成
「打ち合わせに行った際、見積の作成でものすごく待たされた…」というカップルの声を聞くこともよくありますが、そんな場面でも婚礼システムが活躍します。
婚礼システムの中には、見積の作成をシステム上で行うことができるものもあります。
Excelにデータを手打ちして作成する場合と比較すると、見積作成の時間が短縮されることはもちろん、細かいミスも防ぐことができます。
⑥発注業務
見積書の作成と同様、意外と時間がかかり、さらにミスが起きやすいのが発注業務。
「発注業務は主にFAXで行っている」というブライダル事業者様も多いと思いますが、婚礼システムの中には、取引先への発注業務をシステム上で完結させられるものもあります。
婚礼システムを活用することで、システム上で集計～発注～発注状況の確認もできるため、発注漏れや発注ミスを防ぐことはもちろん、発注業務の効率化をサポートしてくれます。
⑦席次表・配席の確認
カップルにとってもプランナーにとっても、大きな労力となるのが「席次表の作成」。
招待状の作成～参加ゲストの整理～配席・席次表の作成まで、頭を悩ませているカップル・プランナーも少なくないと思います。
そんな方にぜひオススメしたいのが、web招待状・web席次表と連携ができる婚礼システム。
web招待状を活用することで参加ゲストの情報が即システムに反映され、その情報をそのまま活用してweb上で配席の設定ができるため、名前の細かいチェックが不要になったり、急な変更にも柔軟に対応できたりと、婚礼システムの目玉機能と言ってもいいくらい非常に便利です。
３．まとめ
“ナシ婚”の増加や少子化、結婚式の規模縮小など、ブライダル業界を取り巻く環境はどんどん変化していきます。その中で、婚礼システムは単なるプランナーの業務効率化だけでなく、カップル側の顧客体験を向上させ、満足度の向上につなげることができる、ブライダル業界の新しい価値をつくる救世主になるかもしれません。
機械やシステムでもできることはどんどん効率化し、「人にしかできない仕事」にプランナーの皆さんがより集中できるようになれば、カップルに喜んでいただける機会が更に増えることはもちろん、従業員満足の向上にもつながっていくことでしょう。
最後までお読みいただきありがとうございました！
