【プランナー必見】生成AIでメール・SNS作成を効率化するプロンプトの作り方

カップルへのメール返信、SNSの投稿文、チームへの共有事項…。

プランナーの仕事には、カップルと向き合う時間と同じくらい、多くの文章を作成する業務が存在します。一組一組の結婚式を想い、一つひとつ丁寧に、と思えば思うほど、時間がかかってしまうのが実情ではないでしょうか。

この記事では、今話題の「生成AI」を、結婚式の準備における文章作成業務で活用し、おもてなし力を高めながら業務を効率化する、基本的な考え方と具体的な方法をご紹介します。

目次

【場面別】AIへの上手な「伝え方」

AIを上手く使うコツは、「的確な指示を出す」ことです。どのような場面で、どのように指示を出せばいいのでしょうか。ブライダルの現場で、よく発生する具体的な場面ごとに見ていきましょう。

カップルへのメール作成

カップルへのメールをパソコンで作成している

結婚式の打ち合わせ後のお礼や、日程調整のメールなど、丁寧さが求められる文章の作成は、生成AIの得意分野の1つです。生成AIが作成した下書きを元に少し手直しするだけでも、メール作成の時間を大幅に短縮できます。

【AIへの指示例】

あなたはプロのウェディングプランナーです。

先日、会場見学にお越しいただいた山田様(カップル)へのお礼メールを作成してください。

# 必ず入れてほしい内容

・本日はお越しいただいたことへの感謝

・会場のチャペルを特に気に入っていただけた様子だったこと

・「おふたりらしい結婚式を、ぜひ当会場で実現するお手伝いをさせていただきたい」という想い

・堅苦しい表現は避け、丁寧で親しみやすい文章でお願いします。

SNS(インスタグラム)の投稿文の作成

式場のsnsを投稿している

結婚式場の魅力を伝え、カップルに興味を持ってもらうためのSNS投稿は重要な業務の1つです。

しかしながら、毎回人の心に響く文章を考えるのは大変な作業でもあります。そんな時も、生成AIが投稿文の案を作成する手伝いをしてくれます。

【AIへの指示例】

#役割

あなたは、20代のプレ花嫁から絶大な人気を誇る、ウェディングプランナー兼インスタグラマーという設定です。

#背景

夕暮れ時のガーデンで、ランタンの灯りに照らされて微笑むカップルの写真を使って、Instagramの投稿を作成します。見た人の心に、温かい気持ちが広がるような投稿にしたいです。

#指示

この写真に合う、感動的で、少し詩的な投稿文を作成してください。

・絵文字を効果的に使い、キラキラした雰囲気を演出してください。

・文章の最後に、「#ガーデンウェディング」「#ナイトウェディング」など、投稿内容に合ったハッシュタグを10個提案してください。

打ち合わせの内容を共有したい

打ち合わせの議事録を社内に共有している

カップルとの打ち合わせ後、その内容をサービススタッフなど、他部署にも正確に共有することもプランナーの大切な仕事です。挙式当日の成功のため、AIを使って分かりやすい共有用の文章を作成しましょう。

【AIへの指示例】

#役割

あなたは、非常に優秀な秘書です。情報を整理し、分かりやすくまとめるのが得意です。

#背景

以下の打ち合わせメモを元に、社内の関係各部署へ、決定事項と協力をお願いしたいことを伝えるための、共有用の文章を作成したいです。

#打ち合わせメモ

「招待状→デザインBで決定。来月末発送。席次→大体固まったけど、A様とB様の席が近いのが少し気になる、と新婦様。要検討。BGM→入場はQの曲。乾杯はMの曲。ケーキ入刀はYの曲に決定。音響さんにはこの3曲を準備依頼。料理→メインの肉料理のソースを、新郎の出身地の特産品である〇〇を使ったソースに変更できないか、と相談あり。シェフに確認依頼。」

#指示

このメモの内容を、「【全体共有】決定事項」「【音響担当へ】依頼事項」「【キッチン担当へ】確認事項」の3つの項目に分けて、簡潔に整理してください。

AIを使う上で、これだけは守りたい注意点

警告をしている

便利なAIですが、使い方を間違うと思わぬ問題に繋がることもあります。最低限、以下の2点は必ず守りましょう。

  • AIの回答は、必ず人の目で確認する
  • カップルの個人情報の取り扱いには、十分注意する

利用時の注意点についてさらに詳しく以下の記事でご紹介しておりますのでぜひご覧ください。

ブライダル業務の効率化をご検討中の皆様へ

ここまで、生成AIを活用した文章作成業務の効率化についてお伝えしてまいりました。

もし、皆様が「文章作成だけでなく、もっと業務全体を効率化したい」「本来注力すべきカップルへのご提案の時間を創出したい」といった想いをお持ちでしたら、こちらの無料セミナーが課題解決のヒントになるかもしれません。

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