【プランナー向け】生成AIを活用した、結婚式の打ち合わせ準備のポイント

カップルとの打ち合わせは、結婚式に対する想いを引き出し信頼関係を築く、プランナーの仕事の重要な部分です。

しかしその一方で、打ち合わせ前の準備や、打ち合わせ後の正確な議事録作成に、多くの時間がかかっているのも事実ではないでしょうか。

「あの時、なんておっしゃっていたかな…？」と記憶を辿ったり、議事録の作成に時間がかかったり、、、

この記事では、そんな打ち合わせ前後の業務を生成AIで効率化し、プランナーがより「カップルと向き合う」時間に集中できるようになる、具体的な方法をご紹介します。

プランナーを悩ませる「打ち合わせ」の裏側

準備不足で、話がそれてしまうことも

多忙な中で次の打ち合わせに臨むと、つい議題の準備が曖昧になりがちです。

その結果、話がそれてしまったり、挙式に関する大切な確認事項を聞き漏らしてしまったりすることも。

カップルの貴重な時間を最大限に有意義なものにするためには、しっかりとした準備が不可欠ですが、その時間を確保すること自体が難しい、ということもあるかと思います。

「言った言わない」を生む、曖昧な記憶

次に多いのが、業務の「前提」や「背景結婚式の打ち合わせで決まった数多くの事柄を、すべて正確に記憶しておくのは非常に難しいことです。

実際に、打ち合わせの管理を紙や表計算ソフトで行っていた結果、カップルとの間で準備の進み具合がうまく共有できず、お願いした宿題が次の打ち合わせまでに終わっていない、といった課題を抱える結婚式場様もいらっしゃいます。

こうした記憶や記録の曖昧さが、後々の問題に繋がるかもしれない、という精神的な負担は、多くのプランナーが経験する悩みです。

生成AIが、打ち合わせの「質」と「効率」を変える

生成AIは、こうした打ち合わせ前後の業務を手伝ってくれる、非常に優秀なツールになりうります。具体的な活用の手順を見ていきましょう。

※カップルの個人情報の取り扱いには、十分注意しましょう。

①打ち合わせの「準備」をAIに手伝ってもらう

AIに議題のたたき台を作ってもらうことで、準備時間を大幅に短縮し、質の高い打ち合わせを実現できます。

【AIへの指示例】議題作成

②打ち合わせ後の「議事録」をAIに整理させる

打ち合わせ中の走り書きのメモや、録音した音声データを文字起こしした文章をAIに読み込ませれば、整理された分かりやすい議事録をすぐに作成してくれます。

【AIへの指示例】議事録作成

「記録」が、質の高い「おもてなし」に繋がる

正確な記録が、カップルの「安心」に繋がる

正確な議事録を迅速に共有することは、単なる業務報告ではありません。

「カップルの言葉を、私たち結婚式場がこれだけ大切に受け止めています」という、姿勢を示すことにも繋がります。

決定事項や次にやるべき事が明確になることで、カップルは「結婚式の準備が着実に進んでいる」と実感でき、挙式への不安が安心へと変わっていきます。

プランナーの「余裕」が、提案の「質」を高める

打ち合わせ前後の業務から解放されることで、プランナーの心にも余裕が生まれます。

その余裕こそが、カップルの表情の些細な変化に気づいたり、会話の中から新しい提案のヒントを見つけ出したりするために重要になります。

効率化によって生まれた時間で、もっとカップルと向き合うこと。それこそが、ブライダルプランナーにとって大切なことです。

ブライダル業務の効率化をご検討中の皆様へ

ここまで、生成AIを活用して、結婚式の打ち合わせ準備や議事録作成を効率化する方法についてお伝えしてまいりました。

もし、皆様が「カップルへのご提案にもっと時間を使いたい」「カップル一人ひとりに合わせた丁寧なやり取りを実現したい」といった想いやお悩みをお持ちでしたら、ぜひAll in One婚礼システム「Oiwaii（オイワイー）」をご検討ください。

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