「結婚式って準備が大変…」多くのカップルがそう感じる作業の1つが、席次表の作成です。 プランナー の皆さまにも、担当のお客様の席次表作成で苦労した経験をお持ちの方が多いはず。
今回の記事では、元ウェディングプランナーが経験した招待状・席次表作成の負担を振り返りながら、その負担を最小限にする導入必須のサービスをご紹介します！
プランナーの業務効率アップや、顧客の満足度向上を考えるブライダル業界の方必見です！
１． プランナー への負担も大きい“席次表の作成”
“結婚式の準備で大変だったこと”の上位に挙げられるものが、席次表の配席や作成です。
上座・下座などのマナーがあり、ゲスト同士の関係性にも気を配り、欠席者が出れば修正をする…大半のカップルが一度は頭を抱える作業です。
招待状のためにゲストをリストアップして、住所を集めて…という作業は結婚式準備の第一関門。さらに、次のステップで席次表にゲストの名前を入力して…となると、世間で「結婚式の準備って大変らしいよね」と言われるのも無理がないですよね。
また、席次表の作成はプランナーにとっても多くの時間を費やすものです。
- 配席マナーをカップルに説明
- 配席順や肩書きに誤りがないか確認
- 完成した校正を確認
- 納品された席次表に誤りがないか確認
- 発注後に欠席者が出た場合、刷り直しや当日関わるスタッフ全員への情報共有
デザイン決定から当日の利用までに、このような数々の作業があります。
また、デジタルの普及が遅れていると言われるブライダル業界では、紙の配席表にゲストの名前を手書きする形式や、エクセル等のデータ形式で管理している会場もまだ多数…。
労働時間や業務量の多さを課題に抱えるブライダル業界にとって、こういった負担を軽減していくことは必須なのです。
２．Web招待状・席次表サービス“Concept Marry”とは？
そんなブライダル業界において、最近ではWeb招待状やWeb席次表の存在が注目され始めています。コロナ禍でオンラインのサービスが広く受け入れられるようになったこともあり、筆者自身もこの2年ほどで受け取った招待状のほとんどがWeb招待状でした。
今回の記事でご紹介していく“Concept Marry”とは、Web招待状とWeb席次表が連動した業界初のサービス！現在では導入数が100会場を突破し、どんどんその需要が高まってきています。
「カップルの負担を減らし、結婚式準備を楽しい時間にしてほしい！」
「プランナーの負担を減らし、 顧客満足度アップのためにできることに時間を費やしてほしい！」
そんな思いでテンプレートや機能を随時アップデートし続けています！
３．Concept Marryで具体的に何ができるの？
ここからは、Concept Marryで具体的にどんなことができるのかをご説明していきます！
STEP1：豊富なデザインからテンプレートを選んで招待状を作成
まず最初のステップはWeb招待状の作成です！案内に従って必要事項を入力するだけで、簡単におしゃれな招待状が完成！
STEP2：ゲストへの招待状送付
招待状が完成したら、ゲストへの送付をしていきましょう。Web招待状ならLINEやメールなどで送付ができるので、住所集めの作業も不要！出席 or 欠席もWeb上で回答ができるため、ゲストの負担も削減します。もちろん、送付前にはWeb上でプランナーが添削できるようにもなっています。
STEP3：ゲストが回答すれば自動的にリストアップ！
ゲストがWeb招待状で返信をすると、自動的にゲスト情報がシステムに登録されるため、1から名前や肩書きを入力していく作業が不要に！プランナーとカップルでゲスト情報を一元管理できます。
STEP4：好みの席次表テンプレートを選んでラクラク配席
次は席次表の作成です！リストアップされたゲストをWeb上で配席していきます。欠席や変更があった際も簡単に修正が可能なので安心です。
【POINT】Concept MarryのWeb席次表では、ゲストのプロフィールを載せることも可能！
招待状の回答の際、ゲストに写真や簡単な自己紹介を入力してもらうだけで、ゲストのプロフィールを席次表に反映させることができます！
ゲスト同士が盛り上がるのはもちろん、親御様の挨拶周りにも大活躍するオススメ機能です！
STEP5：席次表を事前に送付
席次表が完成したら、事前にゲストに送付することができます。メールやLINEでの送付はもちろん、当日QRコードを受付に設置して読み取り式にすることも可能！
当日の荷物が減り、ゲストにとっても嬉しい機能です。
【POINT】招待状・席次表は一部だけ紙で用意することも可能！
「高齢のゲストや上司には紙の招待状・席次表で渡したい」
そんな方にも安心！
ゲストリストやWeb席次表のデータを使って、一部のゲスト宛に紙の招待状・席次表の作成をすることもできます。
４． プランナー にとってもメリットがたくさん！
Concept Marryは、顧客満足度・ゲスト満足度の向上に繋がることはもちろんですが、プランナーにとってもたくさんのメリットがあります。
- 正確なデータを反映できて安心！
大切なゲストの氏名は、本人の返信したデータを利用するため、誤字の防止に！席次表にもそのまま反映できるので、従来の確認作業を軽減することができます。
- 顧客とのコミュニケーションがスムーズに
カップルとWeb上でデータを一元管理することで、コミュニケーションが円滑に！メールでのやり取りや、紙面の資料を打ち合わせで提出していただく、という手間が省けます。
- 修正作業が簡単にできる！
発注期日ギリギリまで、データの修正や欠席の連絡は出てしまうもの…。紙の招待状だと修正も大変ですが、Web招待状なら修正も簡単にでき、刷り直しも不要です。
- ペーパーアイテムの持ち込み防止にも
最近ではペーパーアイテムの種類も豊富で、中には自分で作成する方も。しかし、誤字やミスが多いのが現実で、プランナーの確認作業も増えてしまいます。たくさんあるWeb招待状のメリットを伝えて活用していただければ、持ち込みの防止にも繋がります。
５．まとめ
Web招待状・席次表が連携したサービス“Concept Marry”。カップルやゲストの負担を減らすことはもちろん、プランナーの業務効率化にも大きく貢献するサービスです！
少しでも興味があるというご担当者の方は、ぜひお気軽にお問合せください！
