顧客との接点を増やそう!結婚式場の資料の作成方法

執筆者:泉崎桃子

目次

1.式場における資料とは?

まず題名で述べた”資料”とは営業担当を助ける存在、そして初めての顧客接点のツールと言えます。ホテルで言うならば”ドアマン”でしょうか。 接客、料理、内装がどんなに素晴らしくとも、口コミが良くとも入り口であるドアマンのイメージが悪ければ、中を見てもらえなくなってしまいますよね。 お客様が求めているホテルのイメージの一番最初にドアマンがいるように、結婚式場の資料が一番最初のイメージを作る大事な役割を担っています。

新郎新婦にとっての最初の接点は「資料請求」した際に受け取る資料です。重要性は冒頭でお判りいただけたのではないでしょうか。

こんにちは。 ブライダル特化のDX支援を行なっている株式会社TAIANの泉崎と申します。 これまでのホテル・プランナー時代の経験をもとに より「プランナーが働きやすい」業界にすべく奮闘中です💡

今回は上記で述べたとおり、式場においてとても大切なツールである資料の作成方法についてお話していきたいと思います。

2.資料の目的

資料請求のほかにも、 見積書・提案書などプランナーから新郎新婦にお渡しする資料は多くありますよね。

それらの資料作成において重要なのが「目的」と「引き算」の考え方です。

資料作成で陥りがちな罠として、これも追加しよう、式場側が「伝えたい」ことをあれも入れておこうとあらゆる要素を入れ込んでしまい、お客様が「欲しい」と思っていることを考えずに作成してしまうということがよくあります。

情報を「引き算」して資料にすることがとにかく重要です。そのためには「目的」を整理した上で意図的に情報を残す作業が必要です。

例えば、「QRコードを読み込んでもらう」を目的とした場合、2つの画像のどちらがより読み取り件数が多くなるでしょうか。

実は情報の少ない①のケースであることが分かっています。

情報量が多くなればなるほど、選択肢を増やし「顧客が考える時間を増やす」ことになってしまいます。

そう考えると式場が準備する資料の目的として考えられるものは、

  1. 来館予約につなげるための資料
  2. 来館中に営業担当が説明するための資料
  3. 来館後、自宅で見てもらうための資料

このように場面によって、活用方法やゴールが変わってきます。もう少しゴールを深掘りしていくと、

  • 来館してもらうこと
  • 説明を理解してもらうこと
  • 自宅で決めてもらうこと

などが設定できると思います。

「式場での説明資料」であれば、プランナーがそれを使いながら「セールストークで補う」ことに重きを置いた構成にし、「来館後資料」であれば話した内容のまとめをと考えるのが良いでしょう。 このように目的が変わると、使い方や顧客に対するアプローチ方法も変わってきます。 まずは、資料の目的を明確にして資料作成をしましょう。

3.資料作成方法

3-1.伝えたいことの整理

ここで大切なことは、会場として何を伝えたいのかです。 「お客様が求めているホテルのイメージ」と一言で言っても、イメージに統一感がないのはNGです。 会場のアピールポイントは何で、どんなお客様をターゲットにしたいのか。ここは多種多様な会場がある今、統一することが必要不可欠です。 業務効率化の観点からも資料の訴求内容をそろえ 「成約につながりやすいお客様をより多く呼ぶこと」が大切と考えます。

この伝えたいこととは「伝えると効果のあるもの」と定義して、以下の方法で整理することをおすすめします。

  1. お客様アンケートで式場のよかったポイントをヒアリングする
  2. .プランナーにお客様からいただいた質問をヒアリングする
  3. これらの情報をとりまとめて多いものを3〜5つピックアップする
  4. その中から目的ごとに伝える情報を2つ程度に絞る

このように整理していくと、情報が整理され、さらにお客さまにとって知りたいことが明確になることで、顧客視点に立った資料作成ができるのです。

3-2.それを伝えられる画像・写真の準備 

画像や写真の持つ力は絶大です。1分間に与えられる情報量としてテキストが300文字に対して、画像は2000文字と約7倍にもなることが分かっています。

ここでプランナー時代に作成した見積書実例をもとにお客様が持つ印象についてご説明します。
まず下記見積画像を見比べてどのように感じるでしょうか。

A:事務的な見積書
B:画像あり見やすい見積書

圧倒的にBが見やすく、そして結婚式に対するモチベーションも上がるはずです。

私の個人的な経験では、Aの見積書を見せられた新郎新婦は、来館してから初めての体験だらけで、質問や想像以上に考えることが多く、この見積書では具体的なイメージを考えるまでに至らずに、クロージングの重要部分であるにもかかわらず曖昧になってしまうことが多くありました。

しかし、画像や説明を加えたBの見積書を取り入れたところ、新郎新婦の質問量が格段に増えたことが目に見えて分かるようになりました。 表記内容はほとんど一緒。でも見え方を変えるだけでイメージできる量が変わることを知りました。 (ご帰宅後の質問も大きく減ったのは業務効率化にもなりました。)

そして、見積書の見やすさを多くの新郎新婦からご好評頂きました。 会場パンフレットは定期的に改良する会場が多い中で、見積書などの基本資料は開業当初のままといったような式場も多いと思います。パンフレットは間違いなくどこの会場もイメージに合わせて素敵に作られているので、意外と隠れてしまっているこういった細かい資料もアップデートし、差別化を図ることも大切ですね◎

3-3.言語化・文章化

ここまでで実践したことは、要素を分解し、その要素を伝える画像を用意するところまででした。次にやるべきことは、それらをまとめていく作業です。

資料を用意するうえで大切なのは細かい文章ではありません。

 簡潔な文章+視覚的な訴求 

このセットで伝えるようにしましょう。例えば結婚式場に資料請求をした際、電化製品のように ”15ページ以上にわたる細かい取扱説明書”がついていたらどうでしょうか。 ほぼ読まず、棚にしまわれてしまうことが想像できると思います。

【一番訴求したいポイントを端的に分かりやすくアピールする】事が大切です。 そのために会場として一番伝えたいことをまとめた文章は重要な準備と言えます。

「顧客満足度 97%」という文言と、「当館で2020年〜2022年までに挙式をされた方にアンケートをとった結果、顧客満足度は97%でした」という2つの文言を比較した時に、顧客に対してわかりやすく端的に伝えているのは当然前者です。

どちらが情報の受け手である新郎新婦に対して明快で優しいかと考えると、すぐに分かりますよね。

後者はすべての文章を読ませるという行為と、最後の97%が大事なんだと理解させる行為が発生します。そのような労力はできるだけかけさせないことが重要です。

私個人としては、営業という仕事をしている今、重要視しているのは多く語ることではなく短い時間で、もっと聞きたいという興味を持っていただくことです。あくまで資料の中の文章からさらに興味を持ち、お客様側から積極的に関心を持っていただけるようになるのが理想的と言えます。

4.まとめ

ここまでお読みいただきありがとうございます。 顧客向けの資料作成は、慣れないといろいろなことを考えてしまい、さまざまな要素を詰め込んでしまいがちです。

上述した点をもとに資料を作成してみてはいかがでしょうか。

  • 目的の整理
  • 画像の準備 
  • 文章化

この順番を守って作成を進めると、意外とスッキリと作成が進むはずです。

そして大切な資料作成後は新郎新婦の立場に立って見やすさ、興味を引くどうかを継続的に検証するということもぜひ考えておきましょう。プランナーの皆様でぜひお試しいただければ幸いです。

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